📌 重要な3つの能力
- 段取りの調整能力（企画力・遂行力）
- 日程調整、会場選び、予算管理、当日のプログラムなど、計画を立ててスケジュール通りに実行する力です。
- 参加者の希望を聞きつつ、全体をまとめ、スムーズに進めるための工程表作成なども含まれます。
- コミュニケーション能力
- 参加者への案内や要望の聞き取り、会場スタッフとの交渉・連絡、協力者との連携を円滑に行う力です。
- 情報を分かりやすく伝え、相手の要望を正確に聞き取る双方向のやり取りが重要になります。
- 遂行力（責任感）
- 計画を立てるだけでなく、最後まで責任を持って役割を果たし、会を成功に導く力です。
✨ その他の重要な資質
- 気配り・柔軟性
- 参加者一人ひとりへの配慮（席順、アレルギー、人間関係）や、予期せぬトラブルが発生した際に冷静に対応できる柔軟性。
- 決断力
- 様々な場面で、迅速かつ適切な判断を下す力。
- 予算管理能力
- 設定された予算内で、最大限の満足度が得られるように管理する能力。収支報告を明確にすることも含まれます。
- 情報伝達能力
- 日時、場所、会費などの重要な情報を、参加者が混乱しないように整理し、適切なタイミングで伝える能力（特に当日の開始前など）。
📅 忘年会 幹事のための段取り（スケジュール例）
| 時期 | Step | 目的・内容 | チェックポイント |
| 2ヶ月前 | 1. 企画の方向性決定 | * 日時・参加者数の目安を決定。* 予算・規模（会費の目安）を設定。* 会場のイメージ（形式、場所）を固める。 | 昨年の実績や参加者の要望を考慮したか？ |
| 1ヶ月半前 | 2. 日程調整と会場選定 | * 参加者に候補日を複数提示し、出欠と希望日を回答してもらう。* 会場の候補をピックアップし、空き状況を確認、仮予約を入れる。 | 最も参加率の高い日を選定できたか？ |
| 1ヶ月前 | 3. 正式決定と案内 | * 日時・会場を正式決定し、参加者に正式案内（日時、場所、会費、出欠締切）を送る。* 会場を本予約し、料理や飲み物のプランを相談。 | 予約内容（人数、時間、コース）は間違いないか？ |
| 2週間前 | 4. 詳細決定とプログラム作成 | * 最終参加人数を確定し、会場に伝える。* **プログラム（進行表）**を作成し、必要に応じて役割分担（司会、受付、挨拶依頼）を依頼。 | 当日の役割分担は完了したか？景品や備品の手配は？ |
| 1週間前 | 5. 最終確認 | * 会場に最終人数、開始時間、料理、設備の確認を行う。* 参加者にリマインドを送り、会費の徴収方法などを確認。 | 会場との認識にずれはないか？ |
| 当日 | 6. 当日の進行 | * 会場入りし、受付の設営、席次確認、備品のチェックを行う。* スケジュール通りに会を進行し、トラブルに対応。 | 参加者全員が楽しめる雰囲気作りができているか？ |
| 翌日以降 | 7. アフターフォロー | * 関係者へのお礼を伝える。* 会費の収支計算を行い、報告する。 | 未払い会費の徴収漏れはないか？ |
🍽️ 会場選びのチェックポイント
| カテゴリ | チェック項目 | 幹事として確認すべきポイント |
| アクセス | * 最寄り駅からの徒歩時間。* 終電やバスの時間に間に合うか。 | 参加者にとって利用しやすい場所か？ |
| 収容人数・形式 | * 最終人数に対して狭すぎないか（適正人数）。* 着席か立食か、形式は合っているか。 | 立ち話や移動がしやすいスペースは確保できるか？ |
| 予算・費用 | * 飲み放題付きのプランか、持ち込み料はかかるか。* キャンセル規定はいつまでか。 | 予算オーバーにならないか、会費とのバランスは適正か？ |
| 設備 | * マイク、プロジェクター、音響設備は借りられるか。* 控え室や荷物置き場は確保できるか。 | プログラムに必要な設備が整っているか？ |
| 雰囲気・料理 | * 参加者の年齢層や社風に合った雰囲気か。* 料理の種類や量、アレルギー対応は可能か。 | 参加者全員が満足できる内容か？ |
特に年末は会場が埋まりやすいため、**「日程調整」と「会場の仮予約」**はできるだけ早く動くのが成功の鍵となります。
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